SIDOARJO (RadarJatim.id) – Hampir setiap tahun Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipkan telah mendapatkan penghargaan Sebagai Pemerintah Kabupaten/Kota yang memperoleh peringat XIX dengan Kategori AA’Sangat Memuaskan’ tahun 2025.
Penghargaan diserahkan langsung Kepala Arsip Nasional RI Dr. Mego Pinandito, M.Eng kepada Bupati Sidoarjo Subandi, SH, MKn didampingi Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo Rudi Setiawan.
Mari kita lihat apa yang telah dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo sehingga sering mendapatkan penghargaan dari ANRI ?
Plt. Kepala Bidang Kearsipan, Erna Kusumawati, S.P, M.M menerangkan bahwa integrasi digitalisasi arsip saat ini telah berjalan signifikan dan menyentuh angka 70 hingga 80 persen. “Sekarang surat-menyurat dan sistem kearsipan sudah diarahkan penuh ke digitalisasi. Kita sudah mulai meminimalisir penggunaan fisik kertas. Paling tidak, sekitar 70 sampai 80 persen saat ini sudah masuk ke dalam sistem digital,” terang Erna dalam keterangannya.
Pengelolaannya tidak hanya berfokus pada instansi besar, sosialisasi dan edukasi mengenai pentingnya pengarsipan digital kini mulai gencar menyasar wilayah pedesaan. Pemerintah secara aktif mengundang perwakilan Ibu-Ibu PKK dari masing-masing desa. Melalui program ini, mereka dilatih dan dibekali kemampuan untuk mengarsipkan dokumen-dokumen penting secara mandiri dengan format digital.
Dalam lingkungan dinas atau instansi pemerintahan, pengelolaan arsip memiliki beberapa prioritas penting yang harus dijaga keberadaannya. Dokumen yang dinilai paling krusial untuk disimpan di antaranya adalah, SK, Dokumen legalitas utama operasional instansi.
Termasuk juga riwayat kebijakan dan peraturan. Rekam jejak regulasi yang menjadi acuan hukum, mulai dari draf awal kebijakan hingga disahkan menjadi peraturan resmi. “Setiap aspek penilaian kearsipan ini terus dipantau, bahkan instansi daerah juga berkala dinilai oleh pemerintah pusat untuk mengukur standar mutu kearsipan melalui indikator poin tertentu,” jelas Bu Erna_sapaan akrabnya.
Bu Erna juga menekankan bahwa kesadaran akan pentingnya arsip tidak boleh hanya dimiliki oleh lembaga, melainkan juga oleh masyarakat umum. Jika masyarakat paham cara mengelola arsip pribadi, mereka dapat menyelamatkan dokumen riwayat hidupnya dengan lebih baik.
“Pihak dinas kearsipan pun kini membuka layanan bagi perwakilan instansi atau masyarakat yang ingin mengakses arsip publik yang legal untuk dipelajari, dengan syarat mengajukan surat permohonan resmi terlebih dahulu demi menjaga prosedur keamanan dokumen,” ujarnya.
Jadi, capaian ini menjadi bukti nyata atas konsistensi program pengawasan rutin yang dilakukan oleh tim arsiparis dari dinas terkait. Secara berkala, tim ini turun langsung untuk melakukan audit internal dan pengawasan terhadap seluruh Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) serta sekolah-sekolah di wilayah tersebut.
Kegiatan pengawasan ke setiap UPTD dilakukan secara intensif, bahkan bisa memakan waktu hingga dua hari dalam seminggu. Dalam proses tersebut, tim arsiparis menyampaikan risalah mengenai kelengkapan yang harus dipenuhi oleh setiap UPTD serta menekankan pentingnya penyimpanan arsip yang baik.
Beberapa poin krusial yang menjadi fokus penilaian audit internal meliputi, pengendalian naskah dinas, dan memastikan tata kelola persuratan berjalan sesuai regulasi. Juga menilai efektivitas pemindahan arsip yang sudah jarang digunakan ke dalam format digital.
“Setiap harinya, tim arsiparis secara bergantian dikerahkan ke lapangan untuk memastikan seluruh tata kelola kearsipan berjalan optimal,” ungkap Mustarikah, selaku Arsipparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sidoarjo.
Jadi tidak hanya menyasar instansi pemerintahan, tim arsiparis juga gencar melakukan sosialisasi ke sekolah-sekolah. Fokus utama kegiatan ini adalah mengenalkan pentingnya penyelamatan arsip pribadi kepada anak-anak sejak dini.
Anak-anak diajarkan cara mengelola dokumen-dokumen penting milik mereka, seperti: Akte Kelahiran, Rapor Sekolah, Sertifikat dan Piagam Penghargaan. “Melalui program ini, diharapkan generasi muda dapat memahami bahwa dokumen-dokumen tersebut merupakan arsip berharga, yang harus disimpan dengan baik atau dialihmediakan demi keamanan jangka panjang,” terang Bu Mustikah.
Ia tegaskan, dalam menjaga keberadaan dokumen, pengelolaan arsip terbagi menjadi dua kategori, yaitu arsip aktif dan inaktif, di mana keduanya memerlukan penanganan yang berbeda. Langkah pelestarian arsip sendiri dilakukan melalui dua jalur, yakni tindakan preventif (pencegahan) dan kuratif (perbaikan).
“Tindakan preventif dilakukan dengan mengajarkan cara menjaga arsip yang paling sederhana agar tidak mudah rusak. Sementara tindakan kuratif dilakukan untuk membantu menyelamatkan dan memulihkan kembali arsip-arsip yang sudah terlanjur rusak agar dapat dibaca kembali,” jelas perwakilan tim arsiparis.
Tim kearsipan juga aktif memberikan pelayanan keliling ke desa-desa, terutama untuk merespons permintaan masyarakat atau membantu wilayah yang terdampak bencana alam. Di daerah-daerah tersebut, tim fokus melakukan penanganan darurat serta proses digitalisasi arsip warga.
Keunggulan Arsip Digital dan Pentingnya Sistem Cadangan
Saat ini, instansi maupun masyarakat sangat disarankan untuk tidak hanya bergantung pada arsip fisik, melainkan wajib memiliki cadangan (backup) dalam bentuk digital, seperti format PDF.
Alih media dari berkas fisik di dalam rak ke format digital terbukti memiliki banyak keunggulan, di antaranya, lebih efektif dan efisien, serta menghemat ruang penyimpanan fisik secara signifikan. Bahkan mempercepat proses pencarian dokumen saat dibutuhkan.
Meski demikian, tim kearsipan mengingatkan bahwa media penyimpanan digital yang dipilih haruslah tepat. Menyimpan dokumen hanya di dalam satu media seperti flashdisk dinilai memiliki risiko tinggi karena rentan hilang atau rusak. “Oleh karena itu, penerapan sistem backup atau pencadangan berlapis di beberapa tempat penyimpanan yang aman menjadi kunci utama dalam keberhasilan pengelolaan arsip digital masa kini,” tegas Mustikah.
Sementara itu, dalam pemenuhan hak masyarakat terhadap informasi pengelolaan arsip didasarkan pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP).
“Sesuai dengan undang-undang keterbukaan informasi publik, kami wajib memberikan akses kepada masyarakat yang membutuhkan data kearsipan, sejauh dokumen tersebut bersifat terbuka untuk umum,” ujar Erna.
Untuk menjaga keamanan dan validitas data, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sidoarjo menerapkan prosedur resmi bagi masyarakat maupun instansi yang ingin mengajukan permohonan data.
Masyarakat yang membutuhkan data kearsipan harus memenuhi langkah-langkah berikut, harus mengajukan Surat Permohonan Resmi. Pemohon wajib membawa atau mengirimkan surat resmi yang ditujukan kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sidoarjo.
Mereka juga harus menjelaskan tujuan penggunaan, di dalam surat tersebut, pemohon harus mencantumkan secara jelas maksud dan tujuan penggunaan data, misalnya untuk keperluan penelitian akademik, penyusunan skripsi, atau penelusuran sejarah desa.
“Setelah surat diterima, petugas arsiparis akan melakukan verifikasi ketersediaan dokumen serta memastikan bahwa arsip yang diminta tidak termasuk dalam kategori informasi yang dikecualikan (rahasia). Sebegitu penting pengelolaan arsip yang sangat berharga, setiap OPD pun tidak bisa memuskan sendiri, harus mengajukan izin terlebih dahuku ke bupati,” tegas Mustikah dan Erna Kusumawati.
Usai menerima penghargaan Bupati Sidoarjo Subandi menyampaikan penilaian terbaik nasional tersebut menunjukkan Pemkab Sidoarjo telah menjalankan tata kelola administrasi pemerintahan secara tertib, terstandar, dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Menurutnya, capaian ini lahir dari kerja bersama seluruh perangkat daerah hingga tingkat kecamatan, desa, dan satuan pendidikan. “Alhamdulillah, seluruh OPD, camat, pemerintah desa, hingga sekolah dari TK, SD, sampai SMP negeri maupun swasta telah menerapkan pengelolaan kearsipan sesuai ketentuan,” ujar Bupati Subandi.
Selanjutnya, Bupati Subandi juga menyampaikan apresiasi kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusib) Kabupaten Sidoarjo Rudi Setiawan yang terus mendorong tertib arsip di daerah.“Terima kasih kepada Pak Kadis. Alhamdulillah, pengawasan dan penerapan kearsipan di Sidoarjo berjalan baik. Mudah-mudahan ini menjadi semangat untuk terus berkembang dan memberikan kemaslahatan bagi masyarakat Sidoarjo,” ucap Bupati Subandi.
Selain itu, Bupati Subandi menegaskan bahwa capaian bagus ini harus menjadi standar minimum penyelenggaraan pemerintahan daerah. Menurut dia, pengelolaan arsip yang baik menjadi fondasi penting dalam memperkuat transparansi, akuntabilitas, dan kualitas pelayanan publik.
Rudi Seitawan menambahkan, Disperpusip Sidoarjo terus memperkuat transformasi kearsipan berbasis digital serta meningkatkan penerapan dan pengawasan di seluruh perangkat daerah.
“Kami tidak ingin berhenti di predikat AA. Fokus kami menjaga konsistensi, memperluas digitalisasi, dan memastikan seluruh unit kerja benar-benar tertib arsip,” tambahnya.(adv.mad)
